Primeiros passos de uma transformação digital e ganho de competitividade - Gestão de Dados
É impossível olhar para o atual status dos times de engenharia de médias empresas e não relacionar aos potenciais ganhos que uma introdução à transformação digital pode trazer. É evidente que a transformação digital passa primeiro por ajuste da cultura organizacional, novo posicionamento frente às demandas da sociedade e mercado e novos modelos de gestão e desenvolvimento de pessoas. Tratamos destes assuntos aqui nos artigos e vídeos na Koncepto, vale a pena conferir, mas voltando ao eixo do tema, é fundamental introduzir a companhia a aspectos básicos de competitividade.
Situações básicas e que todas as empresas se deparam no dia a dia poderiam ser facilmente evitadas com a mínima organização e gestão das informações geradas pelas engenharias.
Nomes e Códigos
Em uma análise bem superficial no arquivamento dos projetos, vamos identificar uma infinidade de arquivos com o nome – suporte, base, estrutura de fixação, parafuso, mancal, e se detalharmos a pesquisa, vamos entender que a grande maioria são geometricamente idênticos, ou seja, o mesmo item.
Esse cenário fica ainda pior quando já existe uma estrutura de codificação, onde o mesmo componente tem diversos códigos atribuídos e alocados no ERP, ou seja, um verdadeiro pesadelo.
Agora vamos pensar na produtividade. Horas e horas são gastas pelos engenheiros em pesquisas tentando encontrar aquilo que já projetaram um dia. Temos exemplos como: pesquisar listas em excel para encontrar qual código atribuíram ao projeto, encontrar 05 componentes com o mesmo nome e decidir qual utilizar no projeto atual, ou então, depois de todo esse tempo perdido, não encontrar nada e desenvolver tudo novamente.
Todo este tempo perdido com burocracia, que deveria ser aplicado em inovação, na redução de tempo de desenvolvimento do produto, facilidade e viabilidade para a fabricação, otimização estrutural para não subdimensionar nem superdimensionar o projeto, fazendo com que atenda às especificações com o menor custo possível para quem fabrica, tornando o projeto competitivo no mercado. Nossas engenharias estão empregando muito mal o seu tempo.
Soluções simples permitem o gerenciamento eficiente das informações, provendo bases de pesquisas avançadas não apenas pelo nome dos arquivos, mas também por propriedades atribuídas pela engenharia, tipo de material, peso, dimensões, códigos, descrições e uma infinidade de dados que podem ser cruzados. Cadastros podem ser integrados aos sistemas ERP, para que códigos possam ser consultados e reservados para estruturação de um novo produto.
Imagine todos esses processos sistematizados. Pense agora que sendo extremamente conservador, nossos engenheiros ganhariam 15% de produtividade eliminando todo esse retrabalho. Quão eficientes e inovadoras seriam nossas empresas?
Em pesquisa realizada pela ABDI – Agência Brasileira de Desenvolvimento Industrial, sobre o nível de maturidade digital das PMEs, revelou-se que 38% dos pesquisados apontaram que uma das principais dificuldades em investir em transformação digital se dá por falta de recursos. Vide imagem:
Fonte: Maturidade Digital PMEs – Agência Brasileira de Desenvolvimento Industrial - ABDI
Se cruzarmos o saving (economia) gerado através de processos de ajuste da gestão de dados da engenharia e/ou demais setores com a justificativa de ausência de recursos para a transformação digital, perceberemos que o desperdício tratado pode abrir oportunidades para que a empresa se coloco em um outro nível de competitividade, fazendo uso de tecnologias que suportem sua transformação, ou seja, atacar as causas raízes dos desperdícios, permitirá que companhias realoquem estas despesas para seu avanço e competitividade.
Gestão
As ocorrências com a codificação e a replicação de itens intensifica ainda mais toda a problemática quando olhamos para as necessidades da gestão de dados do projeto.
Quando falamos em gestão, podemos olhar para algumas condições de forma isoladas ou então agrupadas, como:
Acesso seguro aos dados – através de usuários e senhas definidas, os atores envolvidos no projeto consumirão as informações inerentes ao seu papel, no momento adequado e se relacionando com as partes chaves de todo o processo. Equívocos como renomear, mover e até excluir documentos não são permitidos, evitando problemas básicos conhecidos nas nossas engenharias.
Versões e revisões dos arquivos – todo um histórico de evolução pode ser criado durante a vida de um documento. Entender como foi originado até a efetiva conclusão, podendo buscar pelo histórico por uma versão anterior que talvez faça mais sentido, e isso falando do arquivo original, sem a necessidade de geração de controles paralelos como PDF, ou seja, documento editável e acessível conforme as regras atribuídas aos usuários.
Uma vez aprovado, o documento deixa de estar acessível às modificações, garantindo que todo o processo desenvolvido, por exemplo, para produção, documentação técnica e outros, seja preservado, evitando assim comunicação e produção com documentos desatualizados. Garantir de forma sistêmica que todos tenham acesso às informações atualizadas ou então acesso ao histórico para fornecimento de peças de reposição, por exemplo, fará com que toda a empresa tenha segurança e precisão em todo o ciclo, desde o pedido recebido de um cliente até a expedição do produto acabado.
Workflow – a informação deve nascer e trafegar pela corporação, de forma sistêmica e consistente, onde cada peça do quebra cabeça seja notificada no momento oportuno com dados corretos e adequados, com as ligações e relacionamentos necessários para garantir a eficiência e precisão de todo o processo.
Através de workflows cuidadosamente desenhados, com especificidades de cada área, é possível inclusive transicionar entre eles de acordo com o estágio do processo, assim, pendências podem ser evitadas e a falta de comunicação não será um problema ou uma desculpa. Todo o trabalho burocrático ficará a cargo do sistema, automatizando os processos e permitindo que todos os envolvidos foquem no trabalho criativo e inovador, assim, agregando de fato valor ao produto desenvolvido e trazendo resultados superiores.
Estrutura de alteração – saber como a alteração de um único componente pode afetar diversas linhas de produtos.
Os mesmos componentes podem e normalmente são utilizados em mais de um produto da empresa, e dessa forma, devemos assegurar que as alterações sejam consistentes em todos os projetos, sem a necessidade de consultas avançadas, tendo tudo à disposição em poucos cliques, através de um banco único de dados.
Pode parecer óbvio, mas a falta de controle mínimo fará com que problemas sejam identificados lá na linha de montagem, o que pode parecer não ser tão ruim, uma vez que pode ser corrigido dentro de casa (ainda que tenhamos muito desperdício aqui), mas, considerando que esse problema pode ser detectado na linha do cliente, ou em uma montagem em campo, depois de dias de transporte por exemplo, os gastos envolvidos podem evoluir em escala exponencial.
Estrutura de Pesquisa Avançada – como já falado acima, mecanismos de buscas que permitam concatenar informações como nome, código, material, descrições e similares, ajudarão a encontrar de forma muito mais ágil a informação desejada, e ainda eliminarão desperdício de tempo como recriação de documentos, conflitos de intercambialidade de projetos, pessoas trabalhando na criação da mesma informação, bagunça na codificação e estruturação do ERP.
Gestão do Projeto
Olhar para a gestão do projeto já impõe que no mínimo a gestão dos dados do projeto está devidamente assegurada. Dessa forma novas possibilidades se apresentam proporcionando ainda mais poder de informação para a equipe de desenvolvimento, como:
Definir, visualizar e gerenciar todos os estágios do projeto, com indicação de início e fim e conexão entre as etapas do projeto;
Entender o cronograma geral, os caminhos críticos do projeto e as etapas vitais do desenvolvimento;
Definir os recursos necessários para cada etapa do projeto e entender o comprometimento da capacidade produtiva do departamento;
Atribuir as tarefas respectivas aos usuários, acompanhar a evolução e conclusão dos entregáveis vinculados ao workflow de aprovação;
Vincular os entregáveis (projetos 2D e 3D) da engenharia aos entregáveis do projeto final, correlacionando às etapas do workflow e ao sistema de notificações aos usuários chaves de cada processo;
Dashboards para visualização do status de cada etapa do projeto e as ações necessárias para solucionar potenciais problemas, antes que estes impactem na conclusão e entrega do projeto.
Integração com Sistemas ERP
Conseguir integrar a Bill of Material vinda diretamente do software CAD ou então do sistema de gerenciamento de arquivos, permitirá mitigar muitos erros, como por exemplo os de digitação.
Não é raro o input de quantidades erradas no ERP, fazendo com que peças a mais sejam produzidas ou então compradas. Se esses componentes forem intercambiáveis entre projetos ou então itens de série, o impacto é menor, porém se são peças especiais, os prejuízos podem ser consideráveis. O trabalho integrado entre os sistemas permite maior agilidade e precisão, pois a exportação e importação da estrutura do produto se dará de forma automática através de ações disparadas pelo workflow definido ou então através de ação direta de usuários habilitados, permitindo que o foco esteja concentrado no projeto e não nas ações burocráticas.
A transformação digital prevê que através da multiconexão de diversos atores, equipamentos e sistemas, seja possível obter dados e informações que elevem a competitividade da companhia. Neste cenário, a gestão de dados em times de engenharia e demais setores, pode fazer toda a diferença entre quem prosperará ou não neste cenário de grandes mudanças e disrupções.
A Koncepto Gestão Corporativa é uma consultoria hands on, que atua nos principais pilares que governam companhias que buscam alto desempenho. Nossa visão e atuação 360º, permitem que empresas que possuem dificuldade em tracionar seus projetos, planos de crescimento e inovação, possam ter acesso a práticas de nível mundial, combinando o que há de melhor entre a gestão ágil e tradicional.
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